Virtuelle Datenräume – darum geht es

Ein VDR ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff auf sensible Daten von jedem Standort aus! (pixels.com)
Ein VDR ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff auf sensible Daten von jedem Standort aus! (pixels.com)

DMZ –  TIPPS ¦ Maya West ¦                                                        Ein VDR ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff auf sensible Daten von jedem Standort aus! (pixels.com)

 

In einem virtuellen Datenraum (VDR) werden besonders sensible Daten von Unternehmen gespeichert. Diese sind nur einem ausgewählten Personenkreis online zugänglich, können aber zu jeder Zeit und von jedem Ort aus eingesehen und bearbeitet werden.

 

Seine Verwendung findet ein VDR vornehmlich dort, wo grosse Datenmengen sicher archiviert werden müssen. Er erleichtert die Kooperation von Unternehmen bei Firmenübernahmen und -verkäufen sowie die Arbeit von externen Prüfern und Gutachtern, insbesondere bei internationalen Geschäftsvorgängen.

 

Der virtuelle Datenraum

Bei Transaktionen zwischen Firmen müssen in der Regel viele sensible Informationen ausgetauscht werden. Im analogen Zeitalter geschah das in einem abgeschlossenen, physisch realen Raum. In diesem wurden relevante Dokumente in Papierform archiviert. Zugang hatten nur ausgewählte Mitarbeiter der beteiligten Unternehmen.

 

Ein virtueller Datenraum, wie er von Anbietern wie DataroomX zur Verfügung gestellt wird, ist eine Cloud-Lösung. Er erlaubt den kontrollierten Zugriff auf vertrauliche und sensible, digitalisierte Daten. Er ermöglicht es weiterhin, das eigene Datenarchiv zu bearbeiten und zeitgleich einen sicheren und flexiblen Informationsaustausch verschiedener Akteure zu gewährleisten. Neben einem umfassenden Zugriffsmanagement stellt ein VDR Funktionen bereit, die das Dokumentenmanagement vereinfachen und digitale Geschäftsprozesse aktiv unterstützen.

 

Verwendungszweck eines VDR 

Ein VDR kommt vornehmlich bei Immobilien- und Finanztransaktionen, der kooperativen Projektentwicklung und bei Verkäufen, Übernahmen oder Börsengängen von Unternehmen zum Einsatz.

 

Steigende Anforderungen an den Datenschutz und eine flexiblere Arbeitsstruktur erfordern es, VDR in immer mehr Bereichen einzusetzen, damit eine störungsfreie Zusammenarbeit gewährleistet werden kann. Insbesondere bei folgenden Transaktionen sollte auf einen VDR nicht mehr verzichtet werden:

  • Fusionen und Übernahmen: VDR werden am häufigsten bei Geschäftsübernahmen und Fusionen (Mergers & Acquisitions) genutzt. Sie bieten ausreichend Speicherkapazität für die sogenannte Due Diligence. Dabei handelt es sich um die Prüfung einer grossen Anzahl von Dokumenten vertraulichen und sensiblen Inhalts, ohne die solche komplexen Transaktionen nicht über die Bühne gehen können.

  • Börsengänge: Auch der Börsengang eines Unternehmens ist ein Vorgang, bei dem riesige Datenmengen transparent bearbeitet werden müssen. Die Daten können im VDR von mehreren Akteuren zeitgleich erstellt, gemeinsam genutzt, gespeichert und verwaltet werden. Bei dieser Art von Transaktion ist es entscheidend, dass nicht alle Benutzer uneingeschränkten Zugang haben. Wer z.B. nur einen “View Only” Zugriff besitzt, kann die Dokumente nur lesen. Eine Kopie oder ein Download sind dabei untersagt. Dadurch wird ein Zugriff von unbefugten Dritten ausgeschlossen.

  • Betriebs- und Buchprüfungen: Bei den meisten Audits müssen Angestellte eines Unternehmens mit externen Gutachtern, Rechnungsprüfern und Behörden zusammenarbeiten. Zudem besitzen international aufgestellte Unternehmen Büros und Niederlassungen, welche sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Ein VDR verschafft allen berechtigten Beteiligten einen zentralen Zugangspunkt, womit Fehler vermieden und der Zeitaufwand zur Bearbeitung der Daten verringert werden können. Eine transparente Kommunikation ist gewährleistet.

  • Strategische Kooperationen: Viele Unternehmen arbeiten heute zusammen, um Entwicklungskosten bei der Einführung von Produkten zu sparen. Solche Kooperationen erfordern die Ausarbeitung einer Menge Verträge und eine ausgeweitete Datenübermittlung. VDR archivieren diese Dokumente und machen sie allen Zugangsberechtigten leicht zugänglich.

  • Kapitalbeschaffung: Die Beschaffung von Kapital ist von einem hohen Datenaustausch abhängig. Start-ups wollen Investoren generieren, eingesessene Unternehmen sind auf regelmässige Finanzierungsrunden angewiesen, um das eigene Wachstum zu fördern und zu sichern. Ein VDR ermöglicht es, während dieser Phasen den Austausch sensibler Daten zu gewährleisten. Gleichzeitig steigert er die Qualität der Überwachung und der Kontrolle dieser Prozesse.

 

Worauf ist besonders zu achten?

Ein virtueller Datenraum garantiert den sicheren und trotzdem transparenten Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Parteien einer Transaktion. Dabei sollte auf folgende Faktoren ein besonderes Augenmerk gelegt werden:

 

Datensicherheit

Zwar wird davon ausgegangen, dass Daten in einem VDR vor einem unberechtigten Zugriff Dritter abgesichert sind. Trotzdem sollte bei der Anschaffung eines VDR darauf geachtet werden, dass folgende Funktionen integriert sind:

  • Datenverschlüsselung

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • dynamische Wasserzeichen

  • sicherer Download

  • abgestufte Zugriffsebenen

gesonderte Festlegung von Benutzerberechtigungen

  • Audit-Protokolle

  • Echtzeit Backups

 

Benutzerfreundlichkeit

Eine übersichtliche Benutzeroberfläche erleichtert es allen Beteiligten, ihrer Arbeit im VDR nachzugehen. Wichtig sind dabei: 

  • einfache Implementierungsprozesse

  • Massen-Uploads

  • Drag-and-drop-Tools

  • automatische Protokollierung

  • webbasierte Zugriffe

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